Grille 2024-25

GDEP est l'acronyme de Grille par Département des Enseignements Prévisionnels.

Comme son nom l'indique, il s'agit d'une application en ligne pour répartir les grilles d'enseignement, avec un système de vœux et d'affectations.

Cette application est utile lors des deux phases annuelles suivantes :

• répartir les services d'enseignement, avant que ces services prévisionnels ne soient transférés dans ARES ;
• puis mettre à jour les services effectivement réalisés au cours de l'année universitaire, en attendant de finaliser les services réalisés dans ARES.

Voici quelques digressions sur les intérêts de GDEP ; le lecteur pressé pourra sauter cette partie et passer directement à la section 2 !

Le premier intérêt de GDEP réside dans la souplesse :

• chaque département gère directement, et de façon autonome, l'offre de formation, le nombre de groupes ouverts sur les sites d'enseignement, la liste des enseignants, et les droits de gestion ;
• l'offre de formation peut être rentrée très tôt, et indépendamment de l'offre "officielle" provenant de Apogée ; de plus, les départements peuvent faire apparaître aussi des enseignements hors composante dont ils ont la charge, ou partager des heures entre départements ;
• les enseignants peuvent trouver facilement des UEs dans leur domaine où il y a des besoins, et faire des vœux sur des UEs. Ils peuvent aussi écrire des commentaires pour préciser des préférences, demander une modification de service, ou toute information utile ;
• des gestionnaires désignés par le département (responsable de formation, de parcours, etc) peuvent attribuer des vœux d'enseignement, ce qui permet une gestion des services centralisée ou répartie, selon la politique du département ;
• les enseignants ou les départements peuvent facilement importer ou exporter un service de ou vers ARES, via un petit fichier Excel.

Le second intérêt de GDEP est la transparence :

• tous les utilisateurs peuvent voir immédiatement et en temps réel qui fait quoi, voir si tous les besoins sont satisfaits ou s'il y a des "trous" à combler ;
• on peut voir la liste des dernières modifications en page principale, et pour chaque enseignant, l'historique des modifications ;
• les enseignements peuvent voir leur service, voir si leurs vœux sont attribués, savoir s'il manque des heures et en trouver, etc ;
• les responsables de formation, de parcours ou d'année peuvent savoir si tous les besoins sont satisfaits ;
• les scolarités ou secrétaires pédagogiques peuvent savoir qui font les enseignements, et construire les emplois du temps en connaissance des contraintes parfois multi-sites des intervenants ;
• la composante peut déterminer le coût de son offre de formation, beaucoup plus finement que lors de l'élaboration initiale de l'offre.

L'accent a été mis sur la rapidité (chaque vue est quasiment instantanée), et sur l'ergonomie (plusieurs vues sont proposées, pour que l'utilisation soit la plus pratique possible, sans alourdir l'interface).

Enfin, chaque page de GDEP est directement obtenue par un lien (qui apparaît dans la barre d'adresse de votre navigateur), y compris lorsque vous passez par un formulaire (le lien mémorise alors les champs du formulaire). Le but est que vous puissiez sauvegarder ces liens dans vos favoris, ou encore les envoyer par mail : ils donnent une vue toujours à jour de la situation.

La connexion est indispensable pour accéder à la plupart des fonctionnalités.

Cliquez en haut à droite sur [Connexion].

Vous pouvez alors vous connecter soit en passant par le service d'Authentification AMU, soit avec un jeton.

Le service d'Authentification AMU est destiné aux membres AMU (y compris les vacataires). Cliquez sur Accéder au service, puis renseignez votre identifiant et mot de passe (comme lorsque vous vous connectez à votre ENT ou à ARES). Suite à cette étape, la première fois, GDEP vous demandera peut-être votre jeton pour faire le lien entre votre identifiant AMU et votre compte sur GDEP.

Un jeton est une petite chaîne de caractères composée de lettres minuscules, majuscules et de chiffres générée aléatoirement, qui vous identifie dans GDEP ; pour récupérer votre jeton, voir section suivante.

Cliquez en haut à droite sur [Connexion], puis sur [Récupérez votre jeton].

Tapez ensuite votre nom de famille, ou une partie de votre nom, puis tapez sur [Entrée] ou bien cliquez sur [Chercher].

Si votre nom apparaît, cliquez dessus ; vérifiez bien que c'est de vous qu'il s'agit, puis cliquez sur [Envoyer maintenant]. Vous recevrez immédiatement votre jeton par e-mail, à l'adresse indiquée.

Si votre nom n'apparaît pas, vous n'êtes probablement pas inscrit dans la grille ; contactez la direction de votre département pour vous inscrire.

Vous avez reçu un e-mail avec votre jeton, intitulé "Votre jeton pour GDEP".

Cliquez en haut à droite sur "Connexion" ; copiez-collez ensuite votre jeton dans le champ de saisie, puis cliquez sur "Soumettre", et vous serez connecté.

Lorsque vous êtes connecté à GDEP, vous avez la possibilité de changer, afficher ou vous faire envoyer votre jeton par e-mail :
cliquez en haut sur [Préférences], puis dans la boîte "Gestion du Jeton", cliquez sur [Changer], [Afficher] ou [Envoyer].

Il ne vous est pas possible de modifier directement l'adresse e-mail qui est associée à votre compte sur GDEP.
Si vous désirez modifier cette adresse, demandez-le à la direction de votre département (remarque : cette opération modifiera peut-être aussi votre jeton).

On suppose dans la suite que vous êtes déjà connecté.

Cette grille répertorie la (quasi-)totalité des enseignements qui sont à la charge du département.

• Les enseignants du département font des vœux, c'est-à-dire enregistrent le volume d'heures qu'ils souhaitent effectuer dans certaines UEs.

• Par la suite, des responsables (du département, d'une formation ou d'un parcours) proposent des affectations pour certains vœux.

• Enfin, les enseignants acceptent ou renoncent pour chaque affectation.

Toutes ces informations sont publiques et visibles immédiatement dans GDEP. L'idée est que cette grille serve de référence à la fois pour les enseignants, mais aussi pour les scolarités et secrétariats pédagogiques.

Lorsque tous les enseignements sont affectés et que les choses sont stabilisées (donc, après la rentrée), le département donne le feu vert pour que chaque enseignant recopie son service à l'identique dans ARES. Cette recopie est très simple, il suffit d'exporter le service d'un enseignant sous forme d'un fichier xlsx, puis d'importer ce fichier dans ARES.

Chaque enseignant dispose d'une fiche "Vœux" qui recense ses vœux pour l'année courante, dans tous les départements où il est inscrit.

Pour afficher votre fiche, cliquez en haut sur [Vœux] à côté de votre nom. La fiche présente plusieurs rubriques :

• la liste de vos vœux et des affectations (par département) ;
• le bilan de votre service en heures équivalent TD (notées avec un "H" majuscule) ;
• des commentaires (par département) ;
• l'historique des modifications, des positions et des vœux.

Dans cette même fiche cliquez en haut à droite sur [Aide] pour afficher les codes couleur, et sur [afficher les consignes] (en dessous des onglets) pour des explications supplémentaires.

Vous pouvez accéder aux fiches de tous les enseignants :

• dans l'onglet Accueil, cliquez sur un nom dans la boîte "Dernières modifications" ;
• dans l'onglet Utilisateurs, cliquez sur [Afficher] pour obtenir la liste de tous les enseignants, ou filtrez cette liste via le formulaire, puis cliquez sur [Vœux] à droite d'un nom ;
• dans l'onglet Vœux, cliquez sur [Afficher] pour obtenir la liste de tous les vœux, ou filtrez cette liste via le formulaire ;
• survolez les liens "vœux" ou les noms avec la souris pour obtenir un aperçu.

Lorsqu'un enseignant a plusieurs positions dans l'année universitaire (par exemple il est Post-Doc de septembre à novembre puis ATER de décembre à août), les rubriques seront affichées à la suite dans la même page pour chaque position.

Pour connaître les besoins en enseignement du département, cliquez sur l'onglet Besoins, puis sur [Afficher] pour tout voir, ou filtrez les UEs via le formulaire. Le bouton [Vider] permet de réinitialiser le formulaire.

Les besoins restants sont affichés en marron dans la colonne de droite, en heures étudiant (h). Lorsque les besoins sont satisfaits pour une UE, il n'y a plus d'heures affichées et l'UE passe automatiquement en bleu-gris pâle.

Vous pouvez cliquer sur une UE ou sur un semestre de formation (en rouge) pour avoir le détail des vœux et affectations.

L'onglet Synthèse donne la même information en plus détaillé, avec pour chaque UE la liste des vœux et des affectations. Cliquez sur [Aide] en haut à droite pour afficher les codes couleur, ou sur le nom d'un enseignant pour voir sa fiche.

Survolez un nom d'UE avec la souris pour obtenir un aperçu.

Vous pouvez faire des vœux sur n'importe quelle UE marquée NP (besoins Non Pourvus), même s'il y a déjà suffisamment de vœux inscrits : en effet cette UE est marquée NP car toutes les heures n'ont pas encore été affectées. En revanche, vous ne pouvez pas faire de vœu sur une UE marquée "Sat" (besoins Satisfaits) puisqu'il n'y a plus d'heure à attribuer.

Il y a deux façons de faire un vœu :

1. dans l'onglet "Synthèse" : choisissez une UE où il y a des besoins non pourvus (NP) puis cliquez à droite sur [faire un vœu] ; précisez ensuite le nombre d'heures souhaité puis cliquez sur [Enregistrer]. Votre vœu apparaît aussitôt au dessus, surligné dans la couleur saumon. Vous pouvez à ce stade modifier ou supprimer ce vœu.

2. dans votre propre fiche : cliquez en haut sur [Vœux] à côté de votre nom pour accéder à votre fiche, puis dans la rubrique "Vœux", cliquez sur [nouveau] à droite. Saisissez ensuite un code UE, ou un morceau d'un nom d'UE. Ce menu agit comme un filtre et affiche au fur et à mesure les UEs correspondant à ce que vous tapez. Sélectionnez une UE, enregistrez, entrez un nombre d'heures puis enregistrez.

Il est possible que certains enseignements que vous allez faire ne figurent pas dans la grille, ou que vous ayez des explications supplémentaires à fournir. Dans ce cas :

• créez un commentaire en bas dans votre fiche, en cliquant sur [nouveau], et détaillez ces informations ;
• dans la rubrique "Service", indiquez le total des heures hors grille listées en commentaire. Vous pouvez en profiter pour indiquer si vous souhaitez effectuer des heures complémentaires.

Attention : certains semestres ont des UEs réparties sur plusieurs départements, voir la section 3.6.

Chaque fois qu'un utilisateur crée ou modifie un vœu, une indication ou un commentaire, son nom apparaît dans l'onglet "Accueil". Ceci permet de surveiller les évolutions de la grille et de voir ce qui a changé pour chaque utilisateur dans son historique.

Lorsqu'un responsable (de département, de formation ou de parcours) vous affecte un vœu, ce vœu passe en vert, et à droite est affiché le statut "P" (pour affectation Proposée).

Vous avez alors deux possibilités, accessibles en cliquant à droite du vœu sur [modifier] :

• accepter l'affectation : le vœu reste en vert avec le statut "A" (pour affectation Acceptée).
• renoncer à l'affectation : le vœu redevient noir avec le statut "R" (pour affectation Renoncée).

Si le vœu est en vert, il est verrouillé, c'est-à-dire que vous ne pouvez plus modifier les heures. Vous pouvez alors demander dans un commentaire à déverrouiller le vœu, qui sera alors marqué avec le statut "D" (pour affectation Déverrouillée).

Le calcul des services est automatique, à partir des vœux en vert (statut "P" ou "A"), du service hors grille, et du service dû (ou du quota d'heures) précalculé selon votre position (MCF, ATER, vacataire, etc), et la durée.

Ce calcul est indicatif et peut diverger légèrement du calcul officiel fait par ARES : par exemple, GDEP ne "proratise" pas les heures de TP hors service (comptées 2/3 au lieu de 1 pour les permanents).

Certains semestres ont des UEs sur plusieurs départements. Vous pouvez les observer dans l'onglet Offre, en sélectionnant dans le filtre : Charge multi ou tous (voir aussi [Aide] pour plus de détails).

Dans la liste des UEs affichées, le nom du département courant apparaît alors en noir, les autres en orange-marron. Essayez de changer le département courant en haut et constatez l'effet.

Attention : pour faire un vœu dans un département, il faut que

• vous y soyez inscrit comme enseignant ;
• la grille de ce département soit ouverte (dans le cas contraire il y a un 🔒 ou 🚧 à côté).

Cette rubrique concerne les responsables de département, de formation ou de parcours, auxquels ont été attribués des droits dans GDEP.

Pour connaître vos droits, cliquez en haut dans [Préférences] et regardez ce qui est marqué dans la rubrique "Groupes".

Dans l'onglet "Synthèse", les UEs sur lesquelles vous avez des droits d'affectation apparaissent différemment des autres UEs : en effet pour ces UEs-là, à droite de "faire un vœu" il y a un petit "+", et à côté de chaque vœu est affiché "modifier".

De la même manière, parmi les vœux d'un enseignant, ceux qui concernent des UEs que vous gérez sont également décorés à droite par "modifier".

Pour affecter un vœu, il vous suffit donc de cliquer sur [modifier] puis sur [Proposer] (par la suite l'enseignant pourra Accepter ou Renoncer).

En fait vous avez tous les droits sur ce vœu et vous pouvez tout aussi bien cliquer vous-même sur [Accepter] ou [Renoncer] (mais ce n'est pas le but). Vous pouvez également cliquer sur [Déverrouiller] à la demande de l'enseignant, de manière à conserver l'affectation en lui permettant de modifier les heures.

Vous pouvez aussi modifier directement les heures, ou encore supprimer le vœu et l'affectation (attention, il n'y a pas de demande de confirmation ni de bouton Undo ; mais tout est enregistré dans l'historique, visible en bas).

Conseil : lorsqu'on n'a plus de doute sur les affectations d'une UE et que les besoins sont satisfaits, on fait le ménage en supprimant les vœux non affectés. Cela permet de mieux voir ensuite dans le service des enseignants les vœux qu'il est encore possible d'affecter.

Il peut arriver que vous ayez besoin de rajouter un vœu pour un enseignant, par exemple pour un vacataire.

Dans l'onglet Synthèse, les UEs Non Pourvues (NP) sur lesquelles vous avez des droits sont signalées par un petit "+" à droite de "faire un vœu".

Cliquez sur [faire un vœu] et vous verrez une nouvelle rubrique apparaître, intitulée "Choix d'un enseignant et d'une position". Tapez dans la zone de saisie le nom ou une partie du nom d'un enseignant, sélectionnez-en un puis cliquez sur [Choisir]. L'affichage sera alors modifié et c'est le nom de cet enseignant-là qui sera mis en avant, à la place du votre.

Il ne vous reste plus qu'à rentrer des heures puis à cliquer sur [Enregistrer]. Une fois cette opération effectuée vous pouvez aussi affecter le vœu en cliquant en dessous sur [Proposer].

Si vous êtes gestionnaire de département, vous avez une facilité supplémentaire pour rentrer des vœux : dans la fiche de tout enseignant inscrit au département, dans la rubrique "Vœux" cliquez à droite sur [nouveau], et saisissez directement un vœu.

En temps que responsable dans GDEP vous avez peut-être besoin d'inscrire des enseignants dans la grille, par exemple des vacataires, pour leur affecter des heures.

Cela se passe en trois étapes : il faut d'abord créer un utilisateur, puis créer une position (Vacataire, Post-Doc, etc) pour une année, et enfin l'inscrire comme enseignant à un département pour une année.

Les années suivantes, ces positions et inscriptions seront ensuite automatiquement dupliquées et vous n'aurez plus à les refaire.

Allez dans l'onglet "Utilisateurs".

Commencez par chercher si cet utilisateur existe déjà : dans le filtre cliquez sur [Vider], puis entrez un morceau du nom ou du prénom, puis [Afficher]. N'hésitez pas à faire plusieurs essais d'orthographe en cas d'insuccès, essayez avec une seule syllabe si besoin.

Si vraiment vous ne le trouvez pas, alors cliquez sur le lien "Rajouter un utilisateur" en dessous du filtre.

Dans le formulaire qui apparaît, taper le nom, le prénom et l'email du nouvel utilisateur, puis cliquez sur [Créer]. Le e-mail est important car c'est à cette adresse que sera envoyé le jeton.

Si GDEP retrouve un ou plusieurs utilisateur(s) qui correspond(ent) au nom prénom (ou en les échangeant) ou à cet email, il vous affichera leur liste et vous demandera de choisir ; cette étape a pour but d'éviter tout doublon.

Le formulaire affiché ensuite vous permet de compléter les civilités :

• seuls les champs marqués d'une * rouge sont obligatoires ;
• vous pouvez utiliser le champ "légende" comme pense-bête pour noter des informations complémentaires (par exemple "En thèse avec X dans l'équipe Y", "En charge de Z dans la société W", "Proposé par tel collègue dans tel domaine", etc) ;
• le champ "genre" permettra par la suite d'afficher des messages accordés en genre, mais ce n'est pas encore implémenté !

Une fois ceci fait, cliquez sur [Enregistrer].

Remarque : la plupart des champs de saisie et des liens dans cette page affichent une bulle d'aide lorsque vous les survolez avec la souris.

Si vous venez de créer un utilisateur, vous pouvez voir en dessous des civilités une boîte "Liste des positions et inscriptions", proposant un lien "Rajoutez une position" : cliquez sur ce lien.

Cela a pour effet de "replier" la partie civilités en une boîte "Résumé des civilités", avec sur une ligne le "Nom Prénom <email>" suivi de la légende éventuelle (c'est le seul endroit où elle est visible), et d'afficher une troisième boîte "Saisie d'une position".

Cette boîte permet de fournir de nombreuses informations importantes, qui seront utilisées par GDEP pour calculer automatiquement le service dû (ou le quota maximum d'heures pour les vacataires) :

• Année : l'année universitaire de la position ;

• Mois de début et de fin : par défaut septembre à août (soit une durée de 12 mois). La durée de cette période permet d'évaluer le service dû. Il peut y avoir plusieurs positions dans l'année, mais leur périodes ne doivent pas se chevaucher. La durée est calculée par la formule : mois_fin+1 - mois_début, par exemple septembre à septembre est une durée de 1 mois ;

• Catégorie : la catégorie de l'enseignant à AMU, quel que soit sont rattachement. Elle est utilisée pour calculer le service dû, et déterminer s'il s'agit d'un enseignant ou non ; voir 4.3.4. Comment choisir la catégorie de l'enseignant. S'il y a plusieurs positions dans l'année, les catégories doivent être toutes différentes (dans le but de lever toute ambiguïté dans l'affichage) ;

• Rattachement : le département de rattachement (s'il s'agit d'un département de la Faculté des Sciences), ou la composante (IUT, Polytech, OSU, etc) ou un extérieur à AMU (ECM, entreprise, etc). Cela permet de déterminer s'il y a un service dû ou un quota d'heures de vacations (cas particulier : les membres de l'OSU ont un service dû et des heures complémentaires à la FS) ;

• Laboratoire : le laboratoire s'il y en a un (utile lorsqu'on filtre des utilisateurs) ;

• Section CNU : la section CNU s'il y en a une (idem) ;

• Légende : permet de préciser l'origine si nécessaire (il vaut alors mieux écrire une légende très brève pour ne pas surcharger l'affichage).

Cliquez enfin sur [Créer]. La nouvelle position apparaît alors dans la deuxième boîte "Liste des positions et inscriptions", surlignée en rose-orangé. Vous pourrez par la suite éditer une position en cliquant à droite sur [gérer].

Duplication : chaque année, l'ensemble des positions (et inscriptions) est automatiquement dupliquée pour l'année suivante, sauf les contrats d'un an (ATER, Post-Doc,...) et les vacataires qui n'ont pas fait d'heures. Vous pouvez dupliquer manuellement une position (qui ne l'aurait pas été) de la façon suivante : cliquez sur [gérer] à droite d'une position à dupliquer, puis dans la boîte de saisie de la position, mettez la nouvelle année, puis [Enregistrer].

Service dû : vous pourrez modifier par la suite le service dû (ou le quota maximum d'heures pour les vacataires) en cliquant sur [vœux] à droite d'une position, puis dans l'encadré "service", [modifier] (cette opération est restreinte aux gestionnaires de département et à l'utilisateur lui-même).

L'inscription à un département est nécessaire pour pouvoir y faire des vœux.

En dessous de la troisième boîte "Saisie d'une position" est affichée une quatrième boîte "Saisie d'une inscription", signalant si l'utilisateur est inscrit ou non au département courant.

Cliquez sur [Inscrire] pour l'inscrire (étonnant, non ?), ou [Supprimer] pour le désinscrire. Dans le second cas, une boîte de dialogue demandera une confirmation, et listera les vœux, affectations et commentaires liés à l'inscription et qui seront également supprimés.

Pour chaque position dans la boîte "Liste des positions et inscriptions", la liste des inscriptions est résumée dans la troisième colonne.

Pour inscrire un utilisateur dans plusieurs départements il faut changer chaque fois le département courant (en haut de la page) puis cliquer sur [Inscrire].

Remarque : pour le gestionnaires de Formation ou Parcours, la grille doit être ouverte pour que ce soit possible, et d'autre part il faut que leur formation ou parcours possède une matière dans ce département et cette année.

• Enseignants de AMU :

  • MCF : Maître de Conférences (service 192 H) ;
  • PU : Professeur des Universités (192 H) ;
  • MAST : Maître de Conférences Associé (mi-temps 96 H) ;
  • PAST : Professeur Associé (mi-temps 96 H) ;
  • PR Certif : Professeur Certifié (double service 384 H) ;
  • PRAG : Professeur Agrégé (double service 384 H) ;
  • MCF mod : MCF avec une modulation (ne peut faire d'heures complémentaires) ;
  • PR mod : PR avec une modulation (idem) ;
  • Doc CME : doctorant avec une Mission d'Enseignement (un moniteur avec service de 64 H) ;
  • Doc vacataire : doctorant vacataire non éligible au CME (attention selon sa bourse il pourra être assimilé en qualité de BIATSS dans ARES...) ;
  • ATER plein : ATER plein-temps (service 192 H) ;
  • ATER demi : ATER avec un demi-service (96 H) ;
  • Post-Doc : post-doctorant ;
  • PR invité : Professeur invité ;
  • Astronome adjoint (équivalent MCF, service de 64 H) ;
  • Astronome (équivalent PR, service de 64 H) ;
  • MCPH : Maître de Conf. Praticien Hospitalier (sans service) ;
  • PUPH : Prof. Univ. Praticien Hospitalier (sans service) ;

• Autres enseignants :

  • Vacataire + rattachement "AMU autres" : CNRS, INSERM, DOSI, BIATSS, etc, de tous services, composantes, laboratoires liés à AMU ;
  • Vacataire + rattachement "Exter. AMU" : ECM, ENSAM, autres écoles, autres universités, éducation nationale, entreprises, auto-entrepreneurs, etc, extérieurs à AMU ;

• Non enseignants : attention ils ne peuvent pas faire de vœux

  • indéfini : catégorie par défaut ;
  • En dispo : enseignant du département en disponibilité ;
  • Assist Dept : assistant(e) du département ;
  • Secr. Pédag : secrétaire pédagogique ;
  • Non ens : non enseignant, divers.

Vous pouvez facilement accéder au paramétrage d'un utilisateur, en cliquant sur [gérer] :

• dans l'onglet "Utilisateurs", dans la colonne de droite ;
• dans la fiche des vœux d'un enseignant.

Les règles de gestion des droits sont les suivantes : un responsable ne peut pas modifier un responsable de niveau équivalent ou supérieur ; de plus, un responsable ne peut pas s'inscrire lui-même ou supprimer ses propres inscriptions.

Toutes ces opérations sont enregistrées dans l'historique de la grille.

Cette rubrique concerne les gestionnaires de département dans GDEP.

Si vous êtes dans ce cas :

• en haut dans [Préférences], dans la rubrique "Groupes", vous êtes membre du groupe "Gestion Dept" de votre département ;
• vous disposez d'un onglet "Administration", regroupant un certain nombre de fonctionnalités ;
• dans la plupart des pages il y a des petits liens supplémentaires donnant accès à des formulaires d'administration ;
• vous avez les droits complets sur tout le département, que ce soit au niveau des utilisateurs, des vœux, de l'offre, des droits, de l'ouverture de la grille, etc ;
• ces droits sont limités à votre département.

Vous pouvez créer un utilisateur et gérer ses positions et inscriptions à votre département, de la même façon que pour un responsable de formation ou de parcours : voir section 4.3.

Lorsque vous créez ou renommez un utilisateur, GDEP détecte automatiquement les doublons, c'est-à-dire plusieurs comptes utilisateur avec un même nom ou email. En effet, il est essentiel d'éviter des doublons, car sinon GDEP aurait l'air de "boguer" lorsqu'un utilisateur (compte 1) voit des vœux à son nom (compte 2) sans arriver à les modifier...

Si vous créez un utilisateur générique "Moniteur 1", "ATER 2" ou "MCF recruté 3" et lui affectez un service, le jour où vous le renommerez avec son identité réelle, vous ne pourrez pas le faire si cette identité est déjà dans la base de GDEP puisque cela créerait un doublon !

La solution est très simple, il suffit de faire un transfert de vœux :

1. Créez une position et les inscriptions nécessaires pour l'utilisateur réel ;

2. dans la page des vœux de l'utilisateur générique, boîte "Service", cliquez sur le lien "transférer" ;

3. choisissez l'utilisateur réel destinataire, puis les vœux et affectations à transférer, puis cliquez sur le bouton [Transférer] ;

4. supprimez l'utilisateur générique.

Le transfert de service peut également être utile lorsqu'un utilisateur a plusieurs positions dans l'année (par exemple vacataire puis ATER) pour lui réorganiser ses vœux d'une position à l'autre.

À noter : lorsqu'il y a des vœux sur plusieurs départements, le transfert est possible en une seule opération si vous avez des droits sur tous ces départements.

Il est possible d'importer toute une liste d'utilisateurs : dans l'onglet "Utilisateurs", cliquez sur [collecter des individus] ou [importer des individus].

La première méthode (collecter) interroge directement ARES, tandis que la seconde méthode (importer) prend en entrée un fichier xlsx qui a été extrait d'Ares.

Dans les deux cas, le formulaire affiche des explications détaillées, puis dans une seconde étape, affiche les différences par rapport aux utilisateurs actuels et vous demande de sélectionner les utilisateurs à importer ou à modifier.

Actuellement, tous les enseignants-chercheurs permanents de l'UFR Sciences, ainsi que les intervenants habituels de Polytech, de l'IUT et de l'OSU, sont déjà entrés dans GDEP, donc à priori vous n'aurez pas besoin de cette fonctionnalité.

L'offre de formation d'un département est visible dans l'onglet "Offre".

La gestion de cette offre est une tâche importante dans GDEP pour chaque département ; en effet, au niveau département vous pouvez créer, modifier ou supprimer des formations, parcours, semestres, matières et besoins.

Au moment du changement du contrat, vous pouvez importer formation par formation, à partir des fichiers d'export de Pacôme.

Vous pouvez encore reparamétrer en une seule opération tout un groupe de matières dans un semestre.

L'offre de formation est modélisée de la façon suivante :

• une formation appartient à une année universitaire ;
• un parcours appartient à une formation ;
• un semestre appartient à un parcours ;
• une matière appartient à un semestre et à un département ;
• un besoin correspond à une matière et à un site.

Chaque matière appartient donc à un seul département (ainsi que les besoins associés) ; par contre les formations, parcours et semestres sont partagés entre les départements.

Via les formulaires de GDEP vous pourrez donc :

• créer une formation dans l'année universitaire courante, la renommer, ou la supprimer (uniquement si cette formation ne possède aucune matière rattachée à un autre département) ;
• créer des parcours dans une formation, les renommer, ou les supprimer (idem) ;
• créer des semestres dans un parcours, ou les supprimer (idem) ;
• créer des matières dans un semestre, les paramétrer (nom, code UE, heures, etc), ou les supprimer ;
• créer des besoins pour une matière (sites d'ouverture, nombres de groupes, etc), les fermer ou les supprimer.

Une matière ne peut pas être présente dans plusieurs semestres, parcours ou formations ; de même, un semestre ne peut être rattaché à plusieurs parcours ou formations. Cette structuration peut parfois sembler limitée, mais ce choix technique est délibéré pour l'efficacité et la simplicité.

GDEP conserve l'offre de formation indépendamment pour chaque année : des formations peuvent apparaître, évoluer, disparaître au fil du temps, tout sera conservé.

Chaque nouvelle année, l'offre de formation de l'année précédente est entièrement dupliquée par l'administrateur (matières, besoins), ainsi que les inscriptions des utilisateurs permanents ; par contre, les vœux et affectations ne le sont pas, de façon à permettre aux enseignants d'élaborer un nouveau service sans tout figer.

Allez dans l'onglet "Offre" puis cliquez sur [Gérer les formations].

Cette page affiche le catalogue de toutes les formations connues de GDEP. Les formations qui existent pour l'année en cours sont en noir, les autres sont en bleu-gris clair.

Pour éditer une formation, cliquez sur [gérer] à sa droite ; vous aboutirez à une page contenant de 2 à 4 encadrés ("Historique de la formation", "Liste des parcours et semestres", "Saisie du parcours", "Saisie des semestres du parcours"). Choisissez "gérer" à côté d'un élément, il sera surligné en orange et édité dans les boîtes situées dessous.

Vous pouvez créer une nouvelle formation en cliquant tout en bas du catalogue sur [Rajouter une formation] :

• On vous demandera de préciser le type (Licence, Licence Pro, Master, Autre), puis, dans le formulaire suivant, de préciser le nom de la formation (par exemple "Licence des Arts de la Table"), ainsi qu'un nom court (par exemple "Lic ArTa").

• Les champs Code et Légende peuvent rester vides ; par contre le champ Rang sert à classer la nouvelle formation relativement aux autres formations, dans la table des formations, ainsi que dans toutes les vues et menus de GDEP. Il y a déjà une valeur par défaut, vous pouvez la laisser comme elle est.

• Cliquez ensuite sur [Enregistrer], puis sur [Revenir au catalogue des formations] pour voir l'effet du rang (la nouvelle formation est surlignée en orange), ou encore sur [Rajouter un parcours].

Allez dans l'onglet "Offre", puis sur [Gérer les formations], puis sur [gérer] à droite d'une formation.

Observez le deuxième encadré "Liste des parcours et semestres". La première fois, lorsqu'on vient de créer une formation, l'encadré contient [Rajouter un parcours]. Si vous cliquez sur ce lien, apparaîtront en dessous 2 boîtes de dialogues : "Saisie du parcours" et "Saisie des semestres du parcours".

Dans la boîte "Saisie du Parcours", donnez un nom long (par exemple "Parcours Alignement des Couverts") et un nom court (Parcours AC) ; le code et la légende peuvent rester vides. lorsque vous aurez cliqué sur [Enregistrer], la boîte de dialogue au dessus "Liste des parcours et semestres" sera mise à jour, et le parcours apparaîtra surligné en orange.

Dans la boîte "Saisie des semestres du parcours", cochez dans la dernière colonne "Sélection" les semestres que vous voulez créer, puis faites [Enregistrer]. La boîte de dialogue au dessus "Liste des parcours et semestres" sera mise à jour, avec la liste des semestres.

Conseils pour homogénéiser la présentation de l'offre :

• dans une formation avec plusieurs parcours, créez toujours en premier un parcours "Tronc Commun" (nom cours "TC"), qui permettra en outre de regrouper les matières communes à plusieurs parcours ;
• pour les Licences pro, choisissez toujours les semestres S5 et S6.

Allez dans l'onglet "Offre", puis sur [Gérer les formations], puis sur [gérer] à droite d'une formation ; sélectionnez un parcours via [gérer], puis en bas à droite d'un semestre, cliquez sur [voir] : vous aboutissez à la page "Matières d'un semestre".

On peut également aboutir sur cette page dans les onglets "Offre" et "Synthèse" en cliquant sur [gérer] ou [gérer semestre], puis à droite du semestre surligné sur [voir].

Cette page "Matières d'un semestre" présente la liste de toutes les matières du semestre avec le département concerné et les besoins (votre département apparaît en noir, les autres département sont en orange). Les liens "gérer", à droite des matières de votre département uniquement, permettent de paramétrer une matière et ses besoins.

En bas de la page figurent 2 liens : "Rajouter une matière" et "gérer les besoins".

Le lien "Rajouter une matière" est utile pour créer la première matière d'un semestre, mais pour créer les matières suivantes, il peut être plus rapide de dupliquer une matière existante (voir plus loin).

Le lien "gérer les besoins" permet de modifier d'un seul coup tout ou partie des besoins des matières du semestre :

• la page "Besoins d'un semestre" présente 2 encadrés ; il faut sélectionner dans l'encadré du haut une liste de matières, et dans l'encadré du bas, paramétrer des nombres de groupes, ou cocher/décocher les cases "Ouverture" (pour ouvrir ou fermer le site) et cocher la dernière colonne "Sélec" ;
• ensuite, cliquer en bas sur [Modifier groupes] ou [Modifier ouvertures].

Si vous ne sélectionnez pas quelque chose dans chacun des 2 encadrés il ne se passera rien ! Les groupes ouverts auront leur nombre affiché en noir, tandis que les groupes fermés seront en gris. Attention, si vous créez des besoins en trop, vous ne pourrez pas les supprimer globalement, il faudra procéder matière par matière.

Pour accéder au formulaire unique de gestion d'une matière et de ses besoins, cliquez sur [gérer] ou [gérer matière] à droite d'une matière dans l'onglet Offre, l'onglet Synthèse, ou dans la page "Matières d'un semestre".

L'encadré "Saisie de la matière et des besoins" est en deux parties : il contient les informations propres à la matière, et en bas un tableau des besoins, avec un besoin par ligne.

• Le département indique le département de rattachement de la matière (pour le changer, voir à la fin de cette section).

• Le menu semestre est déjà sur le semestre dans lequel la matière a été créée ; on peut ici changer le semestre de l'UE et la rattacher à n'importe quel semestre de l'année universitaire en cours.

• Le nom de l'UE est de préférence le nom officiel de la matière tel qu'il apparaît dans Pacôme ou ARES, mais on peut l'abréger, rajouter des précisions, etc.

• La légende apparaîtra dans les onglets Offre et Synthèse (par exemple : "matière de transition", "matière fermée en 2018/19", etc).

• Le code UE est le code utilisé dans ARES. Il est indispensable de vérifier que les codes des matières sont bons car l'import/export avec ARES se base exclusivement sur ces codes. Ne rajoutez pas la dernière lettre du site à la fin du code, c'est GDEP qui le fera automatiquement pour chaque site. Si vous voulez désamorcer la dernière lettre automatique, mettez un caractère "_" à la fin.

• Les crédits ECTS de la matière peuvent servir par la suite pour filtrer des UEs selon leur nombre de crédits. Il peut être utile de partager les crédits lorsque des matières sont des éléments constitutifs d'une UE.

• La nature d'une matière (Obligatoire, Option, Libre, Autre) peut servir par la suite pour filtrer des UES.

• Le code Pacôme provient de l'import Pacôme, si vous avez importé une formation. Conservez ce code car il permettra de "rejouer" un import incomplet ; laissez le code vide si la matière n'a pas été importée.

• Les heures sont les heures étudiant pour un groupe sur un site (heures CM, TD, TP et AE -- AE signifie Autres enseignements et désigne en fait les heures de pédagogie active PA).

• Pour les sites déjà présents, on peut modifier le nombre de groupes ou les ouvertures. Le champ Légende permet de mémoriser une information utile, mais qui ne sera pas affichée.

Le bouton [Enregistrer] permet de sauvegarder toutes les modifications d'un coup. Les liens "voir synthèse", "voir semestre" ou "voir pacome" permettent de voir le résultat, ou de revenir à la définition dans l'import Pacôme éventuel.

Dans l'encadré "Nouveau besoin" vous pouvez créer un nouveau besoin en choisissant un site ; celui-ci apparaîtra alors dans le tableau juste au dessus.

L'encadré "opérations sur la matière" propose les opérations suivantes :

• Une fonction particulièrement utile avec le bouton [Dupliquer]. Celui-ci duplique une matière et tous ses besoins, déjà paramétrés ; il suffit alors de modifier le nom de la matière et son code, qui commencent par un "?", puis d'enregistrer. Cette duplication permet de créer rapidement toutes les matières et besoin dans un semestre (ou dans d'autres semestres en le modifiant via le menu Semestre).

• La suppression d'une matière avec le bouton [Supprimer]. Important : si une matière n'est pas enseignée sur un site, ne supprimez pas la matière ou le besoin, car l'opération est irréversible. Il vaut mieux fermer le besoin (en décochant Ouvert, puis enregistrer) : cette matière sera affichée en grisé (on pas affichée du tout) mais conservera les vœux et affectations éventuels (qui ne seront plus décomptées dans le service). De cette manière on ne perd pas d'information, et si la matière vient à réouvrir, les vœux et affectations seront automatiquement rétablis.

• Le changement de département de rattachement d'une matière sans vœux : le gestionnaire du département d'origine clique sur le bouton [Détacher], qui détache la matière de son département et passe à "Aucun" (affiché en haut au dessus de "Semestre") ; après quoi, le gestionnaire du département destination clique sur le bouton [Rattacher], qui rattache la matière au département courant.

Les autres fonctionnalités de GDEP sont rassemblées dans l'onglet Administration ; elle seront documentées dès que possible.

• La gestion des droits

• Ouverture des grilles

• Duplication d'une année

• Historique de l'utilisation

• Imports d'un fichier Pacôme pour saisir toute une formation

• Import de codes Apogée

• Gestion d'un Panier de vœux qui permet un export en masse vers ARES.